त्रिस्तरीय पंचायत निर्वाचन की प्रक्रिया में अधिकारी एवं कर्मचारियों के द्वारा मेडीकल के आधार पर ड्यूटी से मुक्ति एवं अवकाश स्वीकृत कराये जाने हेतु आवेदन पत्र मुख्य कार्यपालन अधिकारी, जिला पंचायत शिवपुरी के समक्ष प्रस्तुत किये जा रहे हैं। इन आवेदन पत्रों में मेडीकल बोर्ड का प्रमाण-पत्र स्वास्थ्य विभाग द्वारा जारी किया जाना है जिससे कि अधिकारी/कर्मचारी की निर्वाचन कार्य करने में सक्षमता एवं अक्षमता का पता चल सके।
मेडीकल बोर्ड का प्रमाण-पत्र जारी किये जाने हेतु सिविल सर्जन सह अस्पताल प्रबंधक, जिला चिकित्सालय शिवपुरी अधिकृत हैं। इस संबंध में सिविल सर्जन सह अस्पताल प्रबंधक जिला चिकित्सालय शिवपुरी मेडीकल बोर्ड को प्रतिदिन जिला चिकित्सालय शिवपुरी में गंभीर बीमारी के प्रकरण का परीक्षण कर मेडीकल बोर्ड का प्रमाण-पत्र जारी करने की कार्यवाही करें। मेडीकल बोर्ड के प्रमाण पत्र में हिन्दी में स्पष्ट रूप से निर्वाचन कार्य करने में सक्षम अथवा अक्षम की टीप अंकित करना सुनिक्षित करें।
